7 SaaS-Tools durch Open-Source ersetzt – so spare ich 90 $ im Monat

Ich zahle 0 Euro für Calendly, DocuSign und Zapier

SaaS-Tools sind praktisch. Anmelden, Kreditkarte rein, läuft. Bis du dir irgendwann die monatliche Rechnung anschaust.

Schon ein einzelner Nutzer zahlt gut 90 Dollar im Monat, wenn er diese Tools auf dem Business-Plan bucht. Bei 5 Nutzern sind es fast 700 Dollar. Das sind über 8.000 Dollar im Jahr. Für Software, die du mietest.

Ich hab vor einem Jahr angefangen, SaaS-Abos durch Self-Hosted-Alternativen zu ersetzen. Nicht aus Prinzip. Sondern weil ich gemerkt habe, dass die meisten dieser Tools als Open Source existieren – und auf einem einzigen Server für 20 Euro im Monat laufen.

Hier ist mein Setup. Mit ehrlichen Trade-offs. Du kannst diesen Artikel übrigens 1:1 an deine IT weiterleiten – die Docker-Compose-Configs zum Nachbauen findest du am Ende.

Datensouveränität – der unterschätzte Vorteil

Die Kostenersparnis ist das offensichtliche Argument. Aber es gibt noch einen zweiten Grund, der gerade für deutsche Unternehmen schwer wiegt: Datensouveränität.

Wenn du Calendly, DocuSign und Zapier nutzt, liegen deine Daten bei US-Unternehmen. Unter US-Recht. Mit dem Cloud Act kann die US-Regierung theoretisch auf diese Daten zugreifen – auch wenn die Server in Europa stehen.

Auf deinem eigenen Server (bei einem deutschen Hoster wie Hetzner) liegen die Daten in Deutschland. Unter deutschem Recht. Kein Vendor Lock-in, kein Risiko, dass ein Anbieter die Preise verdoppelt oder den Service einstellt.

Für Unternehmen, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten – Verträge, Gesundheitsdaten, Finanzdaten – ist das kein Nice-to-have. Das ist ein handfestes Argument für die nächste DSGVO-Prüfung.

Das Setup: Ein Server, Docker Compose, fertig

Mein Server heißt intern „littleBrother". Ein Hetzner ARM-VPS für rund 10-20 Euro im Monat, je nach Konfiguration. Darauf läuft Traefik als Reverse Proxy – das ist die Zentrale, die alle Services unter eigenen Subdomains erreichbar macht und sich automatisch um SSL-Zertifikate kümmert.

Jeder Service hat sein eigenes Verzeichnis mit einer docker-compose.yml und einer .env-Datei. Starten, stoppen, updaten – alles mit einem Befehl. Kein Kubernetes, kein Terraform, kein DevOps-Team. Docker Compose reicht.

Die 7 Ersetzungen

1. DocuSign → DocuSeal (Ersparnis: ~40 $/Nutzer/Monat)

DocuSign Business Pro kostet 40 Dollar pro Nutzer und Monat (bei jährlicher Zahlung). Ein einzelner Nutzer zahlt also schon 40 Dollar – bei 5 Nutzern sind das 200 Dollar. Für digitale Unterschriften.

DocuSeal macht das Gleiche: Dokumente hochladen, Felder platzieren, per E-Mail zum Unterschreiben schicken. Das Interface ist simpel, die Einrichtung dauert 10 Minuten.

Was du verlierst: DocuSign ist ein etablierter Name. Wenn du Verträge an Großkonzerne schickst, kennen die DocuSeal nicht. Außerdem fehlen einige Integrationen – Salesforce zum Beispiel. Für Beratungsverträge und interne Dokumente reicht es aber locker.

2. Mixpanel → Umami (Ersparnis: ab ~28 $/Monat)

Product Analytics ist teuer. Mixpanel rechnet eventbasiert ab: Die ersten 1 Mio. Events im Growth-Plan sind kostenlos, danach kostet es 0,28 Dollar pro 1.000 Events. Ein kleines Team mit 2 Mio. Events pro Monat zahlt schon rund 280 Dollar.

Umami ist eine schlanke, datenschutzfreundliche Analytics-Plattform. Pageviews, Events, Referrer, UTM-Tracking – alles da. Ohne Cookies, DSGVO-konform ab Werk. Die Einrichtung dauert 10 Minuten: eine PostgreSQL-Datenbank, ein Container, fertig. Ich nutze Umami selbst für meine Website.

Was du verlierst: Umami ist kein vollwertiger Mixpanel-Ersatz. Funnels, Cohort-Analysen und Feature Flags gibt es nicht. Für Website-Analytics und Event-Tracking reicht es locker – für tiefe Product Analytics brauchst du weiterhin ein spezialisiertes Tool.

3. Zapier → n8n (Ersparnis: 20-69 $/Monat)

Zapier ist großartig – bis du mehr als 750 Tasks pro Monat brauchst. Ein einzelner Nutzer zahlt 20 Dollar im Pro-Plan. Sobald du ein Team brauchst, springt der Preis auf 69 Dollar im Team-Plan bei jährlicher Zahlung (der ist pro Workspace, nicht pro Nutzer).

n8n ist mein meistgenutztes Self-Hosted-Tool. Ich automatisiere damit alles: CRM-Updates, E-Mail-Workflows, Webhook-Verarbeitung, sogar KI-Pipelines mit lokalen Modellen. Der visuelle Editor ist mindestens so gut wie Zapier.

Was du verlierst: Zapier hat über 8.000 fertige Integrationen. n8n hat rund 400. In der Praxis heißt das: Nischen-Tools musst du über HTTP-Requests anbinden statt per Klick. Für die gängigen Tools (Slack, Google, HubSpot, Notion) funktioniert alles out of the box.

4. Google Workspace → Nextcloud (Ersparnis: 7-14 $/Nutzer/Monat)

Google Workspace Business Starter kostet 7 Dollar pro Nutzer und Monat (jährlich). Ein einzelner Nutzer zahlt 7 Dollar – klingt wenig. Aber bei 5 Nutzern sind es 35 Dollar, und im Business Standard mit mehr Speicher schon 70 Dollar.

Nextcloud ersetzt Google Drive, Kalender und Kontakte. Mit Nextcloud Office (basierend auf Collabora) bekommst du sogar kollaboratives Editieren von Dokumenten.

Was du verlierst: Gmail. Nextcloud ist kein E-Mail-Provider. Und ehrlich: Google Docs ist bei der Zusammenarbeit in Echtzeit noch überlegen. Nextcloud Office funktioniert, aber es fühlt sich nicht so geschliffen an. Für Dateispeicher und Synchronisation ist es top.

5. Calendly → Cal.com (Ersparnis: ~10 $/Nutzer/Monat)

Calendly Standard kostet 10 Dollar pro Nutzer im Monat (jährlich). Ein einzelner Nutzer zahlt 10 Dollar, bei 5 Nutzern sind es 50 Dollar – für ein Buchungstool.

Cal.com ist die Open-Source-Alternative. Buchungsseiten, Kalender-Integration, Erinnerungen per E-Mail – alles da. Die Self-Hosted-Version ist komplett kostenlos.

Was du verlierst: Die Kalender-Synchronisation mit Outlook/Google braucht etwas mehr Setup (OAuth-Apps registrieren). Und wenn was nicht funktioniert, gibt es keinen Support, dem du eine E-Mail schicken kannst. Dafür hast du volle Kontrolle über deine Buchungsdaten.

6. Slack → Mattermost (Ersparnis: ~7,25 $/Nutzer/Monat)

Slack Pro kostet 7,25 Dollar pro Nutzer im Monat (jährlich). Ein einzelner Nutzer zahlt 7,25 Dollar – bei 5 Nutzern sind es 36 Dollar. Slack ist der Standard, aber für kleine Teams summiert sich das – vor allem wenn du die Message-History behalten willst.

Mattermost sieht aus wie Slack, fühlt sich an wie Slack und kann fast alles, was Slack kann. Channels, Direct Messages, Threads, Bots – das Kern-Erlebnis ist identisch.

Was du verlierst: Slack hat über 2.600 App-Integrationen, Mattermost rund 100. Und kein Slack Connect – wenn Kunden oder Partner Slack nutzen, kannst du dich nicht einfach in deren Workspace einklinken. Für die interne Kommunikation reicht Mattermost aber vollkommen.

7. UptimeRobot → Uptime Kuma (Ersparnis: ~7 $/Monat)

UptimeRobot hat einen kostenlosen Plan mit eingeschränkten Features. Der Pro-Plan kostet 7 Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung (8 Dollar monatlich). Nicht viel – aber wenn du ohnehin einen eigenen Server betreibst, ist ein eigenes Monitoring naheliegend.

Uptime Kuma hat ein schönes Dashboard, unterstützt HTTP/TCP/DNS-Checks, und kann Notifications über Telegram, Slack, E-Mail und 90 weitere Kanäle senden.

Was du verlierst: Das Offensichtliche: Wenn dein Server down ist, ist auch dein Monitoring down. Uptime Kuma überwacht alles – außer sich selbst. Für meine Zwecke reicht das (ich bekomme Alerts, wenn ein Container oder eine externe API nicht erreichbar ist). Wer kritische Infrastruktur überwacht, braucht zusätzlich ein externes Monitoring.

Die Rechnung

* Mixpanel Growth rechnet nach Events ab: 1 Mio. Events kostenlos, danach 0,28 $/1.000 Events. ** Zapier Team-Plan ist pro Workspace, nicht pro Nutzer (Preis bei jährlicher Zahlung). *** UptimeRobot rechnet pro Workspace, nicht pro Nutzer (kostenloser Plan verfügbar).

Der VPS kostet rund 20 Euro im Monat. Selbst ein einzelner Nutzer spart schon rund 70 Dollar im Monat. Bei 5 Nutzern sind es fast 700 Dollar. Die Zahlen basieren auf den jeweiligen Business-Plänen bei jährlicher Zahlung, Stand Anfang 2026.

Was ich bewusst NICHT self-hoste

Nicht alles lohnt sich. Ein paar Sachen lasse ich bewusst in der Cloud:

• GitHub: GitLab self-hosted ist möglich, aber GitHub ist günstiger, hat bessere CI/CD und die gesamte Open-Source-Welt ist dort. Kein Grund zum Wechseln.
• OpenAI API: Lokale LLMs (Ollama) nutze ich für interne Sachen. Aber für Production-Qualität bei Textgenerierung und Code sind GPT-4 und Claude noch vorne. Das ändert sich – aber noch nicht genug.
• E-Mail: Selbst gehostete E-Mail ist ein Albtraum. Deliverability, Spam-Filter, DKIM, DMARC – das willst du nicht selber machen. Ich nutze einen normalen E-Mail-Provider.

Ehrlich zu sagen, was man nicht self-hostet, ist genauso wichtig wie zu zeigen, was funktioniert.

Nachbauen? Hier sind die Configs

Ich habe mein komplettes Setup als Docker-Compose-Files aufbereitet. Saubere Configs, Platzhalter statt Secrets, Kommentare die erklären was passiert.

Auf meiner Notion-Seite findest du:

• Docker-Compose-Files für alle 7 Services plus Traefik als Reverse Proxy
• Ein Backup-Script für automatische Datenbank-Dumps
• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufsetzen

→ Zum Download auf der Notion-Seite

Und wenn du Hilfe brauchst beim Aufsetzen oder Fragen zu deinem eigenen Stack hast – buch dir einen kurzen Termin. Kein Pitch, kein Druck. Einfach Klartext.